De fleste artikler om CRM-bytte ramser opp en liste med "tegn", det kan være alt fra manglendeintegrasjoner, dårlig brukeropplevelse til forvirrede selgere. Men la oss være ærlige: de fleste CRM-systemer har noen av disse utfordringene. Spørsmålet er ikke om systemet er perfekt, men om detfaktisk holder dere tilbake.

Spørsmålene dere bør stille:

1. Taper dere konkrete forretningsmuligheter?

Konkrete eksempler vi ser:

• Salg vet ikke at markedsavdelingen har sendt tre e-poster til en kunde de skal ringe
• En kundehenvendelse forsvinner fordi den ikke automatisk blir opprettet som en sak i CRM-et
• Dere må manuelt eksportere data for å kunne lage en enkel rapport ledelsen vil ha
• Når ansatte slutter mister dere oversikt over kundene vedkommende fulgte opp

Hvis svaret er ja på flere av disse, kan det være på tide å vurdere et nytt CRM-system.

2. Hvor mye tid bruker teamet på å "jobbe rundt" systemet?

Vi har nylig samarbeidet med et selskap som brukte fem timer i uken på å eksportere data fra CRM til Excel, bearbeide dataen, for å så lime den inn i rapporter. Dette er tid som kunne vært brukt på noe langt mer verdiskapende.

Tidstyver vi ofte ser:

• Manuell dataoverføring mellom systemer
• "Det er enklere å bare bruke Excel for dette"
  
• Ansatte som må logge den samme informasjonen to steder
  
• Unødvendig mange klikk for å utføre enkle rutineoppgaver

Hvis teamet ditt bruker mer enn én time per uke på workarounds, kan du jo begynne å regne på
ROIen ved bytte til et mer moderne og effektivt CRM-system.

3. Kan systemet vokse med dere de neste 3-5 årene?

Dette handler ikke om hvor mange brukerlisenser det er mulig å kjøpe. Det handler om forretningsmessige behov.

Spørsmål man bør stille:

• Skal dere inn i nye markeder som krever andre salgsprosesser?
• Trenger dere å integrere med systemer som dagens CRM ikke snakker med?
• Er kundereisen i endring på en måte systemet ikke kan støtte?
• Kommer dere til å trenge mer avansert marketing automation?

Hvis svaret er "definitivt ja, og vi har ingen plan for hvordan vi skal løse det", da bør dere begynne å se dere om etter et nytt CRM-system.

Når du IKKE bør bytte CRM

Det er like viktig å vite når du skal la være. Noen ganger er løsningen enklere enn et helt systembytte.

Røde flagg:

• "Alle klager på systemet, men ingen kan si konkret hva som er galt"
• "Vi bruker bare 20 % av funksjonaliteten vi har i dag"
• "Sjefen har lest om et nytt system og vil ha det"
• "Vi har prøvd tre systemer på fem år, og dette er heller ikke bra nok"

I de fleste av disse tilfellene er problemet ikke systemet – det er prosessene, opplæringen,
adaptiviteten eller forventningsstyringen.

Hva koster det egentlig?

La oss snakke penger. Et CRM-bytte er ikke bare lisenskostnaden.

Reelle kostnader ved et bytte:

• Lisenser for nytt system
• Migrering og oppsett: kr. 100.000,- – 700.00,- avhengig av kompleksitet
• Integrasjoner: kr. 50.000,- – kr. 300.000,- per integrasjon
• Øvrige kostnader: datastrukturering, testing, kommunikasjon og endringsledelse

En typisk B2B-bedrift med 15-30 ansatte bør budsjettere med kr. 350.000 – kr. 700 000,- for første år, alt inkludert.

Men hva får dere tilbake?
Studier viser at godt implementerte CRM-systemer kan gi 8-40 kr tilbake per investert krone. Vi ser typisk at norske B2B-bedrifter får tilbake investeringen på 12-24 måneder hvis de gjør det riktig.

ROI:
Et eksempel fra en av våre kunder:
De brukte kr. 650.000,- på bytte til HubSpot. Første året reduserte de administrative oppgaver med 8 timer per uke (besparelse: ~350.000 kr), og økte konverteringsraten med 15 % (verdi: ~2,5 millioner i ekstra omsetning).
ROI = 430 %.

Slik tar dere faktisk beslutningen

1. Dokumenter dagens situasjon over en periode på 2-4 uker

• Hvor mange timer bruker teamet på workarounds per måned?

• Hvilke forretningsmuligheter taper dere? Sett kronetall på det.

• Hva er faktisk adopsjon av dagens system? (Ikke hva IT-avdelingen tror.)

2. Vurder alternativene (1-2 uker) før dere går rett på "nytt system"

• Kan dagens system gjøres bedre med opplæring?
• Kan en enkel integrasjon løse problemet?
• Finnes det ubrukt funksjonalitet som dekker behovet?

Hvis svaret er nei på alle tre – da er det tid for å se på alternativer.