"Skal vi lage et custom object for dette?"

Spørsmålet kommer ofte når bedrifter oppdager at HubSpot har funksjonalitet utover de fire
standard-objektene (kontakter, bedrifter, avtaler, saker).
De fleste bedrifter trenger dem ikke. Og de som faktisk trenger dem, bruker kanskje for mange.

Med tanke på hvor enkelt det er å lage custom objekter er det kanskje ikke så rart. Du trenger nemlig ikke skrive en eneste linje med kode, du kan lage de direkte i innstillingene i HubSpot.

Vi har implementert custom objects for mange kunder de siste årene.
I denne artikkelen deler vi våre erfaringer om når du faktisk trenger dem og når du ikke gjør det.

 

Hva er egentlig et custom object?

Enkelt forklart: et custom object er en ekstra "datatype" du lager i HubSpot utover de fire standard-objektene (Contact, Company, Deal, Ticket).
Eksempel fra virkeligheten: En veterinærklinikk har deg som kontakt, men din hund som pasient. De kan lage et "Pet"-objekt og koble det til kontakten din. Får du en ny hund? De legger til enda et "Pet"- objekt på din kontakt.

Det som gjør custom objects kraftige er en-til-mange-relasjoner. Én kontakt kan ha mange
kjæledyr (Pets). Én bedrift kan ha mange prosjekter. Én avtale kan ha mange fakturaer.

 

Når trenger du IKKE custom objects

La oss starte med det viktigste: når du skal la være.

1. Når du egentlig bare trenger en property
Vi ser dette ofte:

  • "Vi trenger et Student-objekt, Parent-objekt og Teacher-objekt"

  • "Vi vil ha separate objekter for ulike produkttyper"

  • "Kan vi lage et objekt for hver avdeling?"


Problem: Dette er kategorier, ikke objekter.
Løsning: Lag en "kontakt type"- property med dropdown-valg: Student, forelder, lærer eller en "avdeling" - property på bedriftsobjektet.

Hvorfor dette er bedre:

  • Enklere rapportering

  • HubSpots AI og innsikter funker fortsatt – det vil si at du får utnyttet HubSpots innebygde
    data til det fulle (den er nemlig tilpasset standardobjektenes funksjoner)

  • Ingen ekstra lisenskostnad (Enterpriselisens kreves for custom objects)

  • Utnytter innebygd funksjon i standardobjektene

Huskeregel: Hvis en person kan være BEGGE (både forelder OG lærer), skal det definitivt ikke være separate objekter.

 

2. Når det bare er "nice to have"

Vanlig scenario: "Det hadde vært kult å tracke alle møter som separate objekter så vi kan rapportere
på dem."

Spørsmål å stille:

  • Hva skal du faktisk gjøre med den dataen?
  • Finnes det en enklere måte å få samme innsikt?
  • Er det verdt Enterprise-oppgraderingen?


Custom objects er tilgjengelige bare på Enterprise-nivå i HubSpot.

Alternativ: Bruk HubSpots innebygde møtelogging, rapporter på "Last meeting date" og "Number of meetings" som standard properties.

Når du vil erstatte eksisterende standardobjekter vær klar over hva
du mister:
Standard-objektene har innebygd funksjonalitet du mister hvis du lager ditt eget objekt:

  • Deals: Revenue tracking, forecasting, standard rapporter
  • Contacts: E-postmarkedsføring, listesegmentering, AI-innsikter, lifecyclestage mm.
  • Companies: Automatisk firmadata fra Brønnøysundregisteret og andre kilder
  • Tickets: SLA-tracking, customer satisfaction surveys.


Mye av denne funksjonaliteten kan gjenskapes med workflows, custom properties og ved å manuelt opprette rapporter, men det krever grundig arbeid for at du skal kunne rapportere på data knyttet til objektet og gjenskape funksjonalitet tilsvarende den som er bygd inn i standard objektene.

 

Når du faktisk trenger custom objects

Når gir custom objects faktisk mening?

Du trenger dem hvis du har ekte one-to-many-relasjoner
Nøkkelspørsmålet: Kan én ting ha mange av en annen ting samtidig?

Eksempler hvor det GIR mening:
1. Prosjekter etter salg

  • Én avtale kan føre til flere prosjekter
  • Hvert prosjekt har sin egen status, team, tidsplan
  • Du vil tracke fremgang separat fra salgsprosessen

Typisk for: Byrå, konsulentselskap, bygg/anlegg

2. Abonnementer eller kontoer

  • Én kunde kan ha flere aktive abonnementer
  • Hvert abonnement har sin egen startdato, status, pris
  • Du vil sende e-poster om spesifikke abonnementer

Typisk for: SaaS-bedrifter, medlemsorganisasjoner, banker

3. Utstyr eller eiendeler

  • Én bedrift kan ha mange maskiner/biler/lokaler
  • Hver eiendel trenger service-tracking, garantier, historikk
  • Du vil rapportere på tvers av alle eiendeler

Typisk for: Utleie, service, vedlikehold, eiendom

4. Events med mange deltakere

  • Ett event kan ha hundrevis av deltakere
  • Hver deltaker (som er en kontakt) trenger kobling til eventet
  • Du vil sende påminnelser til alle deltakere for et spesifikt event

Typisk for: Konferanser, kurs, messer

 

Praksis-eksempel: Selskap innen bygg og anlegg

Vi hjalp et byggselskap som brukte Deals helt til prosjektet startet, men trengte noe annet etterpå.

Før custom objects:

  • De klonet Deals for hvert byggetrinn
  • Resultatet: 15-20 "deals" per kunde, totalt kaos
  • Rapporter viste feil omsetning (samme avtale ble talt 15 ganger

Med custom objects:

  • Deal = selve salget
  • "Byggeprosjekt"-objekt = selve prosjektet

Resultatet:

  • Klar oversikt: én avtale, assosierte prosjekt
  • Kan tracke fremdrift uten å rote til salgsdata
  • Rapporter som faktisk gir mening

Kostnad vs. verdi: De brukte ~150 timer på oppsett og opplæring. Første året sparte de
8 timer per uke på redusert rot = 400 timer.
ROI=267 %.

I de tilfeller der det er riktig med custom objekt, utgjør det forskjellen mellom kaos og
kontroll. En grundig prosess sikrer et objekt med høy brukeradopsjon hvor det er gjort detaljert datamodellering. Dette sikrer at prosessene faktisk funker, for det er det som til syvende og sist har noe å si.

 

Lurer du på om custom objekts er riktig for deg eller ønsker du bistand med å opprette custom objects?
Vi bistår gjerne, ikke nøl med å ta kontakt!