Fra Excel til HubSpot

Excel og HubSpot er to forskjellige verktøy med forskjellige funksjoner og formål. Mens Excel er et regnearkprogram som er bra for å organisere og analysere data, er HubSpot et kraftig kundehåndteringsverktøy (CRM-system), som hjelper selskaper med å administrere kundeinteraksjoner og øke salg og markedsføringseffektivitet – i tillegg til å organisere og rapportere data.

Det er ikke overraskende at mange norske SMB-er bruker Excel som sitt primære dataprogram. Det er et program de aller fleste har kjennskap til og behersker i noen grad, og i tillegg er Excel en del av Office-pakken, som er svært utbredt i næringslivet. 

Excel brukes til alt fra budsjettering og regnskap til dataanalyse, rapportering, prognoser, booking, salgstracking og prosjektstyring.

Nye prosesser for effektiv databruk

Ikke sjeldent får vi i TRY Dig henvendelser fra små- og mellomstore selskaper som har basert de fleste av selskapets viktigste arbeidsprosesser på Excel. Ofte har de innsett at de har behov for å jobbe annerledes og mer smidig. Selv om Excel kan organisere data på en oversiktlig måte, opplever slike selskaper begrensninger når det gjelder effektiv bruk av dataen.

Behovet for HubSpot er i disse tilfellene ofte drevet av salgsavdelingen i selskapet. Dette er positivt for selskapet, da det indikerer at salgsavdelingen har mye å gjøre, med mange leads, avtaler og prosesser som de trenger å holde styr på og effektivisere. Ofte er disse selskapene i en vekstfase, og det å investere i ett CRM- og salgssystem som HubSpot blir fort nødvendig for å sikre videre vekst og optimalisering av kundereisen. Selskapene trenger et helhetlig system tilpasset deres behov, som kan fylle funksjoner på tvers.  

HubSpot er en av de raskest voksende CRM- og kundereiseplattformene i verden. TRY Dig er HubSpot Diamond Partner. Diamond-statusen er en anerkjennelse som HubSpot gir til partnere som leverer HubSpot-tjenester i henhold til de høyeste standardene.

Å være HubSpot Diamond Partner innebærer også at TRY Dig har en tett relasjon til HubSpot. Dette gjør at vi får tilgang til de nyeste funksjonene først, samtidig som vi får mulighet til å påvirke videre utvikling av systemet. I TRY Dig finner du 12 dedikerte HubSpot-rådgivere som til daglig hjelper store og små kunder med å implementere HubSpot og optimalisere bruken og utnyttelsen av systemet.

Det er som oftest i kartleggingsfasen at rådgiverne i TRY Dig blir introdusert for Excel-filer som sier mye om selskapets arbeidsprosesser, behov for data og KPI-er. Sammen med selskapet gjennomfører vi en workshop der vi avdekker behov og kommer med våre anbefalinger for ett skreddersydd oppsett for selskapet i HubSpot.

Viktige faktorer for en vellykket HubSpot- implementering

Når vi gjør en HubSpot-implementering for et selskap ser vi det som en hygienefaktor at vi dekker det selskapet selv beskriver som sitt behov. I tillegg er vi opptatt av at en HubSpot-implementering alltid skal:

1. Forenkle og effektivisere arbeidshverdagen til ansatte som skal bruke systemet ved hjelp av automasjon.
   
   
2. Optimalisere kundereisen for selskapets kunder.
   
   
3. Være rigget slik at oppsettet kan vokse og tilpasses i takt med selskapet.
   
   
4. Forbedre datakvaliteten og rapportering.
   
   

Dette bidrar til at selskapet etter overgangen til HubSpot enkelt kan fatte datadrevne, taktiske beslutninger som bidrar positivt på topp- og bunnlinjen.  

Excel-baserte selskaper får ofte øynene opp for HubSpot fordi det gir dem muligheten til å opprette skreddersydde datafelter kjent som «properties» i HubSpot som kan brukes på tvers av objekter (de ulike prosessene og relasjonene selskapet har, ofte kontakter, bedrifter, avtaler og kundeservicesaker). Etter å ha blitt godt kjent med kundens behov og prosesser, og etter å ha kartlagt muligheter for effektivisering, foreslår vi det vi anser som strategisk viktige datafelter. Vi kommer også med forslag for hvilke funksjoner og verdier disse skal ha. 

Datafeltene utarbeides for å sikre maksimal utnyttelse og bruk av:

• Automasjon

Dette sparer selskapet for tid og eliminerer oppgaver som i Excel ofte har vært gjentagende.

• Salgspipeline

For å sikre kvalifisering av avtaler i salgsprosessen samt holde oversikt over forskjellige salgsprosesser.

• Lister & Views

Dette gjør at hver bruker, uavhengig av rolle og fagområde, kan tilpasse systemet etter sine spesifikke behov i arbeidshverdagen.

• Rapportering

Sikrer et nøyaktig og behovstilpasset rapporteringsdashbord med riktig datagrunnlag.

• Markedstiltak

Dette gjør at markedsavdelingen kan skreddersy markedstiltak basert på solid datagrunnlag for høyest mulig avkastning (ROI).

• Bryte ned interne siloer

HubSpot sørger for at selskapet har et datasystem som gjør det enkelt å jobbe godt på tvers, samtidig som det styrer virksomheten vekk fra tungvinte interne prosesser og datasystemer som ikke snakker sammen. HubSpot gir en felles «sannhet» gjennom ett samlet datagrunnlag. Dette bidrar til å maksimere synergier, spesielt mellom markedsavdelingen og salgsavdelingen, ved å etablere en prosess for arbeidet med markedskvalifiserte leads (MQLs) og salgskvalifiserte leads (SQLs).

• Kundereise og kundeopplevelse

Ved å samle selskapets arbeidsflyter og all kundedata i ett og samme system, kan alle avdelinger enkelt bruke dataen for å skape en personalisert og sømløs kundeopplevelse. Dette bidrar til høy kundetilfredsstilhet og høyere livstidsverdi (CLV).

Kort oppsummert: Overgangen fra Excel til HubSpot gir betydelige fordeler for norske SMB-er! For kundene våre er det en befrielse å forholde seg til HubSpot – her får de ett system å jobbe med, på en plattform som i tillegg er fleksibel og har et intuitivt brukergrensesnitt.

Hvis du kun er på utkikk etter et rent utredningsprogram, så er ikke HubSpot noe for deg. Men hvis du har lyst på data fra flere kilder i ett system, med bred funksjonalitet og god oversikt over kundens behov, gjennom hele kundereisen, ja, da burde ta en prat med oss om HubSpot. Sammen kan vi skreddersy en plan for hvordan HubSpot kan transformere og optimalisere arbeidsprosessene og kundehånderingen i selskapet ditt.

Interessert i mulighetene ved å gå vekk fra Excel?