GDPR-sikkerhet: Slik flytter du HubSpot-data fra USA til EU

Hvorfor vurdere datamigrering til Europa nå?

Regulatorisk usikkerhet krever proaktiv handling

Datatilsynet publiserte i februar 2025 en viktig presisering om dataoverføringer til USA. Budskapet er krystallklart: Den nåværende EU-USA Data Privacy Framework avtalen kan opphøre uten varsel, og man må være forberedt på umiddelbare restriksjoner.

Vi har sett før hvor sårbare avtalene kan være. Safe Harbor ble ugyldiggjort i 2015, Privacy Shield falt i 2020, og det nåværende rammeverket står allerede overfor juridiske utfordringer i EU-domstolen. For norske virksomheter betyr dette at datalagring i USA representerer en kontinuerlig compliance-risiko.

Andre fordeler ved migrering til EU

Migrering til europeiske datasentre handler ikke bare om å minimere risiko. Virksomheter som har gjennomført flyttingen rapporterer om:

• Forbedret ytelse: både de som har migrert, og HubSpot selv, sier at man kan forvente forbedret ytelse
• Forenklet GDPR-dokumentasjon: Fjerner behovet for komplekse Transfer Impact Assessments (En TIA sjekker om data fortsatt er trygge når de sendes ut av EU, men krever dokumentasjon)
• Styrket tillit: "Data lagres i EU" blir et stadig viktigere konkurransefortrinn
• Tilgang til offentlig sektor: I forbindelse med offentlige anbud er det ofte eksplisitt krav til datalagring i EU.

Økonomiske konsekvenser av manglende handling

GDPR-bøtene for feilhåndtering av persondata har nådd rekordnivåer. Meta fikk en bot på €1,2 milliarder for ulovlige dataoverføringer, mens LinkedIn og Uber har mottatt bøter på henholdsvis €310 millioner og €290 millioner. For små og mellomstore norske virksomheter kan selv en promille av disse beløpene utgjøre store summer.

Hvordan vet jeg hvor min data lagret?

HubSpot fikk EU-servere i 2019 da de lanserte europeiske datasentre i Frankfurt, Tyskland. Hvis din HubSpot-konto din ble opprettet før 2019 ligger dataene sannsynligvis i USA, med mindre dere har migrert på et senere tidspunkt. Ble HubSpot kjøpt etter 2019 har dere mest sannsynlig EU-hosting, da europeiske kunder nå som regel automatisk får EU-hosting.

Slik sjekker du hvor din data er lagret:

• Logg inn i HubSpot
• Gå til Settings → Account Defaults → Data hosting location
• Her ser du hvor dataene dine ligger.

Hvem kan migrere og hva omfattes?

Alle betalte HubSpot-abonnementer kvalifiserer

Migrering tilgjengelig for alle betalte planer:

• Marketing Hub (Starter, Professional, Enterprise)
• Sales Hub (Starter, Professional, Enterprise)
• Service Hub (Starter, Professional, Enterprise)
• Operations Hub (Starter, Professional, Enterprise)
• Content Hub (Starter, Professional, Enterprise)

Gratisversjoner av HubSpot kvalifiserer ikke for migrering til europeiske datasentre. 

Data som flyttes

Migreringsverktøyet håndterer all CRM-data automatisk, inkludert:

• Kontakter og selskaper
• Avtaler og oppgaver
• E-posthistorikk og kommunikasjonslogger
• Markedsføringsressurser og innhold
• Rapporter og dashboards
• Workflows og automatiseringer

Forberedelser før migrering

TRY bistår med:

En grundig teknisk gjennomgang er kritisk for vellykket migrering. TRY begynner med å kartlegge:

Integrasjoner og API-forbindelser: Alle tredjepartsintegrasjoner må identifiseres og deres API-endepunkter noteres. Disse vil midlertidig miste forbindelsen under migreringen og må rekonfigureres etterpå.

Nettside: Vi kartlegger alle HubSpot-skjemaer, CTAer, chatbots og sporingskoder på bedriftens nettsider. Disse krever manuelle oppdateringer etter migrering.

Sandbox-miljøer: Eventuelle sandboxer slettes permanent under migreringen. Vi sørger for å eksportere viktig testdata før du starter prosessen.

Internkommunikasjon: Sammen sørger vi for at interne brukere blir varslet minst to uker i forveien. I forbindelse med migrering kan man forvente opptil 36 timer nedetid, der ingen får tilgang til portalen. Vi anbefaler derfor å legge migeringen til en helg. Det er derfor viktig at særlig avdelingene som er avhengige av å kunne logge inn i HubSpot for å gjøre jobben sin får rom til å planlegge i forkant.

Kundekommunikasjon: Hvis HubSpot-portalen påvirker kundeopplevelsen (f.eks. kundeportaler eller bookingsystemer), varsle kundene om planlagt vedlikehold.

Beredskapsplanlegging:Vi identifiser kritiske prosesser og etabler manuelle rutiner for nedetidsperioden. Viktige rapporter og kontaktlister bør eksporteres som backup.

Migreringsguide steg-for-steg

Steg 1: Planlegging og bestilling

Kun superadministratorer kan initiere migrering. Prosessen starter i HubSpot-portalen:

1. Naviger til Innstillinger → Account Defaults
2. Velg fanen Data Hosting
3. Klikk Schedule Migration
4. Velg ønsket datasenter (EU)
5. Velg migreringstidspunkt (minimum 7 dager frem i tid)
6. Bekreft bestillingen

HubSpot sender automatisk bekreftelse og påminnelser før migreringen starter. Det vil også dukke opp et banner inne i HubSpot-portalen, slik at alle brukere er godt informert i god tid. 

Steg 2: Før migrering (24 timer før)

• Eksporter kritiske rapporter til Excel
• Ta skjermbilder av viktige dashboard-konfigurasjoner
• Sikre at alle teammedlemmer har alternative kontaktmetoder
• Dobbeltsjekk at integrasjonspartnere er varslet

Steg 3: Under migrering (inntil 36 timer)

• Fullstendig datakopiering til nytt datasenter
• Verifisering av dataintegritet
• Oppdatering av DNS-pekere
• Testing av grunnleggende funksjoner

Din portal vil vise en vedlikeholdsmelding i denne perioden, f.eks. om noen fyller ut et kontaktskjema eller sender dere en e-post, men ingen data går tapt.

Steg 4: Post-migrering - kvalitetssikring

Når portalen er tilgjengelig igjen, tester vi alt som ble kartlagt, og sikrer at alt fungerer. Vi gjennomfører deretter de aktiviteter som må gjennomføres i etterkant av migrering, slik som oppkobling av IP-adresse, embed av CTA-er og skjemaer, gjenoppstart av API-kall der man har bygget integrasjoner mot tredjepartssystemer, roterer systemnøkler, oppretter ny sandbox og lignende.

Kostnader og tidsbruk

Selve migreringen tar opp til 36 timer, ta kontakt for å få et pristilbud fra TRY for bistand før, under og etter migreringen.

Vil du vite mer? Book en uforpliktende prat med oss her.

Return on Investment

De fleste tjener inn migreringskostnadene gjennom:

• Redusert risiko for GDPR-brudd
• Raskere respons i HubSpot
• Nye forretningsmuligheter (offentlige anbud og "data lagret i EU")
• Unngåtte GDPR-bøter

Juridisk

Med data i EU slipper virksomheten:

• Komplekse Standard Contractual Clauses (SCC)
  • Det er EU-godkjente standardavtaler som HubSpot må ha på plass for å lovlig kunne lagre kundedataene dine på amerikanske servere.
• Kontinuerlig overvåking av amerikansk overvåkingslovgivning
  • Det vil si at du slipper å følge med på om amerikanske myndigheter får nye rettigheter til å kikke i dataene dine hos HubSpot, siden det påvirker om det fortsatt er lovlig å bruke tjenesten.
• Usikkerhet rundt fremtidige regelverksendringer

Datatilsynets anbefalinger

Datatilsynet påpeker at virksomheter må gjøre grundige risikovurderinger ved USA-overføringer. EU-hosting eliminerer denne administrative byrden.

Styrket posisjon ved tilsyn

Ved eventuelle tilsyn eller klager står virksomheten sterkere med:

• Datalagring innenfor EU/EØS
• Ingen eksponering mot amerikansk FISA 702 eller CLOUD Act
  • To amerikanske lover som gir myndighetene rett til å kreve utlevering av dataene dine fra HubSpot uten at du får vite om det.
• Full kontroll over jurisdiksjon og lovvalg

Hvorfor?

Migrering av HubSpot-data fra USA til Europa representerer en strategisk investering i deres digitale infrastruktur. Med Datatilsynets klare advarsler, økende GDPR-håndheving og voksende markedskrav om datasuverenitet, er ikke spørsmålet lenger om men når migreringen bør gjennomføres.

For de fleste norske virksomheter er svaret: Nå!

Book et uforpliktende møte med oss her

Eller ta kontakt med oss under.